ERP para colegios: qué es y qué debe incluir

En la mayoría de los colegios la información vive repartida: las matrículas en una hoja de cálculo, las notas en una plataforma, los recibos en el programa del banco, los avisos en grupos de WhatsApp y los permisos de las excursiones en papel. Cada herramienta funciona, pero ninguna sabe lo que hacen las demás, y alguien de secretaría acaba haciendo de «pegamento» entre todas.

Un ERP para colegios es un único programa que reúne esa gestión: los datos del alumno se escriben una vez y los usan todos los departamentos.

Qué es un ERP escolar

ERP significa «planificación de recursos de la empresa». En un centro educativo, el «recurso» es todo lo que gira alrededor del alumno: su matrícula, su familia, su clase, su horario, sus tareas, sus notas, sus faltas y sus recibos. La diferencia con usar varias aplicaciones es que la información se relaciona sola. Si el alumno se apunta al comedor en la matrícula, aparece en la lista del comedor y en su recibo del mes, sin que nadie lo copie.

Los módulos que no deberían faltar

Gestión del centro

• Matrículas y admisiones: solicitudes, lista de espera, documentación pendiente y renovaciones.
• Alumnos y familias: ficha completa, responsables, quién puede recogerle y datos médicos con acceso restringido.
• Organización: cursos, clases, asignaturas, aulas y horarios.
• Economía: cuotas, recibos mensuales, descuentos, becas, cobros y pendientes.
• Servicios: comedor, transporte y extraescolares.

Vida académica

• Plataforma educativa: tareas, material, cuestionarios y entregas en línea.
• Evaluación: corrección con rúbrica, cuaderno de notas y boletines.
• Asistencia y tutorías: pasar lista desde el móvil, seguimiento del alumno y reuniones con las familias.

Relación con las familias

• Portal de familias: notas, faltas, avisos, recibos y autorizaciones de todos sus hijos con una sola cuenta.
• Comunicaciones: avisos por correo, WhatsApp o portal, según lo que prefiera cada familia.

Por qué la plataforma educativa debe ir dentro

Muchos centros usan un programa de gestión y, aparte, un aula virtual. El problema llega al evaluar: las notas de las tareas viven en un sitio y los boletines se hacen en otro. Cuando ambos están en el mismo programa, la nota de una tarea pasa al cuaderno y de ahí al boletín, y la familia recibe el aviso con el comentario del profesor sin pasos intermedios.

Qué preguntar antes de elegir

• ¿Cada persona ve solo lo suyo? Profesorado, familias y alumnos deben tener accesos distintos.
• ¿Los datos de salud tienen acceso restringido?
• ¿Funciona en el móvil sin instalar nada raro?
• ¿Quién carga los datos del primer día y quién forma al personal?
• ¿El precio está claro o depende de cada módulo?

En el próximo artículo vemos cómo elegir uno sin equivocarse.

Nuestro ERP para colegios

Hemos desarrollado un ERP que une la gestión del centro y la plataforma educativa: matrículas, recibos y becas, asistencia, horarios, tareas y cuestionarios, rúbricas, boletines en PDF, comedor, transporte, extraescolares, autorizaciones, biblioteca e inventario. Cada centro tiene su propio acceso, con su logo y sus datos separados. Puede ver todos los módulos en la página del ERP para colegios.

Preguntas frecuentes

¿Qué diferencia hay entre un ERP escolar y una plataforma educativa?

La plataforma educativa se ocupa de las clases: tareas, material y entregas. El ERP abarca toda la gestión del centro (matrículas, recibos, servicios, familias) y, en nuestro caso, incluye también la plataforma educativa.

¿Sirve para colegios pequeños?

Sí. Un ERP no es solo para grandes grupos: un colegio de una línea también gana tiempo al dejar de copiar datos entre hojas de cálculo y aplicaciones.

¿Las familias tienen que instalar algo?

No es imprescindible: el portal de familias funciona desde el navegador del móvil o del ordenador, con su usuario y contraseña.

¿Quiere verlo en su centro? Déjenos sus datos y le hacemos una demo con un colegio de ejemplo y sus propias tareas.