Mantenimiento preventivo por kilómetros o fecha: cómo llevarlo

Casi todas las empresas con vehículos tienen un plan de mantenimiento. Está en una hoja de cálculo, en el manual del fabricante o en la cabeza del jefe de taller. El problema casi nunca es el plan: es que nadie ve a tiempo qué revisión toca a qué vehículo.

Plan, asignación y seguimiento: tres cosas distintas

1. El plan dice qué hay que hacer: cambio de aceite, filtros, frenos, neumáticos…
2. La asignación dice a qué vehículos se aplica y con qué frecuencia.
3. El seguimiento dice qué está pendiente hoy, qué se ha hecho y cuándo.

Muchas empresas tienen el primero y fallan en los otros dos. Por eso las revisiones «se pasan».

Por kilómetros o por fecha

Hay dos formas de disparar una revisión, y lo normal es necesitar las dos:

• Por kilómetros: cada 15.000 km, cada 30.000 km… Depende del uso real. Una ambulancia que hace muchos servicios llegará antes que otra que pasa días en la base.
• Por fecha: cada 6 meses, cada año… Hay revisiones que tocan aunque el vehículo apenas se mueva (algunos elementos se degradan con el tiempo, y hay inspecciones con fecha fija).

Un buen sistema le avisa por lo que llegue primero y le enseña la próxima revisión de cada vehículo.

Cómo montar el preventivo paso a paso

1. Defina las tareas de cada plan (por tipo de vehículo, no por matrícula).
2. Indique la frecuencia en kilómetros, en fecha o ambas.
3. Asígnelo a los vehículos a los que aplica.
4. Mantenga los kilómetros al día: sin kilometraje actualizado, el aviso por kilómetros no sirve. Los repostajes y los partes de trabajo son buenos momentos para anotarlo.
5. Revise los pendientes cada semana desde un único listado.
6. Al terminar, registre lo hecho: fecha, kilómetros, coste y observaciones. Eso alimenta el historial.

El historial: la parte que más se agradece después

Cuando el mantenimiento queda registrado en la ficha del vehículo, responder preguntas es inmediato: cuándo se cambiaron los frenos, cuánto ha costado ese vehículo este año, si una avería se repite. También es la mejor documentación si un día vende el vehículo o tiene que justificar su estado.

Cómo lo hacemos en nuestro programa

En nuestro software puede organizar mantenimientos por kilómetros o por fecha, asignarlos a cada activo y consultar en todo momento qué se ha hecho y qué sigue pendiente. El historial queda asociado al vehículo o embarcación, y los costes se suman a su ficha. Lo tiene en la página de gestión de flotas y mantenimiento.

Si quiere empezar desde cero, tiene una guía práctica en plan de mantenimiento preventivo: plantilla y pasos.

Preguntas frecuentes

¿Qué pasa si un vehículo llega antes a la fecha que a los kilómetros?

Debe avisar por lo que llegue primero. Por eso conviene definir las dos condiciones en las tareas que dependen tanto del uso como del tiempo.

¿Cómo se mantienen los kilómetros actualizados?

Aprovechando los momentos en que alguien ya está registrando algo: el repostaje, el parte de trabajo o la revisión. Sin kilometraje al día, el aviso por kilómetros no funciona.

¿Sirve el plan del fabricante tal cual?

Es el mejor punto de partida. Con el tiempo, el historial de averías de cada tipo de vehículo le dirá si conviene adelantar alguna tarea.

Pida una demo y le enseñamos el proceso con un vehículo de ejemplo: solicitar demostración.