Programa de gestión para academias: lo que necesita de verdad

Una academia de refuerzo, de idiomas o de preparación de exámenes vive de dos cosas: que los alumnos aprendan y que los recibos se cobren. Entre medias hay grupos que cambian, horarios, faltas, familias que preguntan y altas y bajas a lo largo de todo el año. Un buen programa de gestión debe quitarle trabajo en todo eso, no añadir pantallas.

Lo imprescindible

Alumnos, familias y grupos

La ficha del alumno con sus responsables, sus datos de contacto y el grupo o grupos a los que asiste. En una academia es habitual que un alumno vaya a varias asignaturas: el programa debe permitirlo sin duplicar fichas.

Horarios sin choques

Cada grupo con su horario, su profesor y su aula, y un aviso si el mismo profesor o la misma aula coinciden a la vez.

Asistencia

Pasar lista en un minuto desde el móvil y avisar a la familia cuando el alumno falta. Para una academia, la falta no avisada es la primera señal de una baja.

Recibos mensuales automáticos

Cada mes, el programa genera los recibos a partir de la cuota de cada alumno, con sus descuentos (hermanos, pronto pago) y lo que haya que añadir, como el material. Después, registrar quién ha pagado y quién no, y enviar recordatorios.

Avisos y portal de familias

Comunicar cambios de horario, exámenes o festivos sin perseguir a nadie por WhatsApp, y que las familias consulten faltas, notas y recibos cuando quieran.

Lo que marca la diferencia

• Tareas y material en línea: que el profesor deje ejercicios y el alumno los entregue desde casa.
• Notas y comentarios a la familia: en una academia de refuerzo, la familia quiere saber cómo va su hijo. Un comentario breve tras cada corrección vale más que un boletín a final de trimestre.
• Informes de cobros y pendientes: saber en un vistazo cuánto se ha facturado y quién debe.

Errores frecuentes al elegir

• Elegir por precio un programa que no hace recibos, y seguir con la hoja de cálculo para cobrar.
• No comprobar que funciona bien en el móvil del profesor.
• Pagar por módulos sueltos y acabar pagando más que por un programa completo.

Nuestro programa para academias

Nuestro ERP para colegios y academias incluye alumnos y familias, grupos, horarios con aviso de choques, asistencia, tareas y cuestionarios, notas con comentario para la familia, recibos mensuales con descuentos y becas, y portal de familias. También sirve para escuelas de idiomas y escuelas de música.

Preguntas frecuentes

¿Un programa para academias sirve también para clases particulares?

Sí, si permite grupos de un solo alumno y recibos por alumno. Lo importante es que el cobro mensual y los avisos funcionen igual.

¿Se pueden aplicar descuentos por hermanos?

En nuestro programa, sí: cada concepto admite un descuento por alumno y, además, becas por porcentaje o importe fijo.

¿Las familias ven los recibos?

Sí. En el portal de familias ven los recibos de todos sus hijos, pagados y pendientes.

¿Quiere verlo en su centro? Déjenos sus datos y le hacemos una demo con un colegio de ejemplo y sus propias tareas.