Software de gestión escolar: cómo elegirlo sin equivocarse

Cambiar el programa de gestión de un colegio es una decisión que se vive durante años. Si se elige mal, secretaría trabaja el doble, el profesorado no lo usa y las familias siguen preguntando por WhatsApp lo que deberían ver en el portal. Estas son las comprobaciones que le recomendamos hacer antes de firmar.

1. Que resuelva sus tareas, no que tenga muchos menús

Haga una lista de las cinco tareas que más tiempo le quitan hoy: quizá la matrícula, los recibos del comedor o los boletines. En la demostración, pida que le enseñen esas cinco, con datos parecidos a los suyos. Un catálogo de funciones no le dice si el programa le ahorra trabajo.

2. Que cada perfil vea lo suyo

Dirección, secretaría, profesorado, familias y alumnos necesitan pantallas distintas. Un profesor debe ver a los alumnos de sus clases, no a todo el colegio; una familia, solo a sus hijos. Pregunte cómo se controla y pruebe a entrar con varios perfiles.

3. Que funcione bien en el móvil

El profesor pasa lista en el aula y la familia mira los avisos en el móvil. Si en el teléfono el programa es incómodo, nadie lo usará y volverán los papeles.

4. Que proteja los datos sensibles

Un colegio guarda datos de menores, de salud y de situaciones familiares. Compruebe que esos datos tienen acceso restringido, que queda registro de quién entra y que hay copias de seguridad diarias. Le dedicaremos un artículo propio a la protección de datos en el colegio.

5. Que alguien cargue los datos y forme al personal

El mayor riesgo de un cambio no es el programa, sino el arranque. Pregunte quién va a cargar alumnos, familias y profesorado, cuánto tarda y si la formación está incluida. Un programa excelente con un arranque malo deja un mal recuerdo durante todo el curso.

6. Que el soporte sea cercano

En septiembre todos los colegios empiezan a la vez. Pregunte cómo se pide ayuda, en qué horario y quién responde. Mejor si puede hablar con quien conoce el programa.

7. Que el precio esté claro

Desconfíe de los presupuestos que suman módulos y más módulos. Pregunte qué incluye el precio, si la puesta en marcha se paga aparte y cómo cambia si aumenta el número de alumnos.

Una forma sencilla de decidir

Puntúe del 1 al 5 cada uno de estos siete puntos para cada programa que vea. El que más puntos sume en las tareas que a usted le importan suele ser la mejor elección, aunque no sea el que más menús tenga.

Si quiere ver el nuestro

Nuestro ERP para colegios une la gestión del centro y la plataforma educativa, con perfiles para dirección, secretaría, profesorado, familias y alumnos. En la demostración le enseñamos sus tareas, no un recorrido por todos los menús. Si todavía no tiene claro qué es un ERP escolar, empiece por qué es y qué debe incluir.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto se tarda en implantar un software de gestión escolar?

Depende del tamaño del centro y de los datos que haya que cargar. Lo importante es planificarlo para que el colegio empiece el curso con el programa ya en marcha, no a mitad de trimestre.

¿Es mejor cambiar en verano?

Es lo más habitual, porque el curso empieza limpio. Pero la decisión conviene tomarla en primavera, para tener tiempo de cargar datos y formar al personal.

¿Qué pasa con los datos del programa anterior?

Se exportan y se cargan en el nuevo. Pida al proveedor que se encargue de esa carga y que le enseñe el resultado antes de empezar.

¿Quiere verlo en su centro? Déjenos sus datos y le hacemos una demo con un colegio de ejemplo y sus propias tareas.